PHẦN MỀM QUẢN TRỊ CKTMART
Ưu điểm nổi bật của phần mềm CKTMART:
1. Phần
mềm được chia theo mô hình 3 lớp : Thu
Ngân - Quản lý Siêu thị - Quản trị & Kế toán. đây là mô hình
hiện đại phân cấp quản lý và phân quyền sử dụng, tách bạch các chức năng. Từ đó
dễ dàng trong tích hợp và phân chia các khu vực địa lý (Bán hàng - Quản lý -
Quản trị) riêng rẽ, có thể tạo ra nhiều Siêu thị bán hàng trong 1 tổng thể quản
lý; Có thể truyền dữ liệu qua Internet. Do vậy Hệ thống Quản trị& Kế toán
có thể tách rời và độc lập với Hệ thống Quản lý siêu thị và Thu Ngân, nhưng vẫn
cập nhật được các thông tin phát sinh và quản trị được. Thực tế đã có khách
hàng của chúng tôi chỉ có 1 bộ phận quản lý - kế toán duy nhất điều hành
cả 1 chuỗi nhiều siêu thị ở các địa điểm khác nhau.
2. Triệt
để tránh nghẽn mạng (trong trường hợp siêu thị lớn rất nhiều máy thu
ngân), tránh mất dữ liệu (trường hợp
mạng trục trặc). Bảo toàn dữ liệu trong
mọi trường hợp trục trặc máy chủ hoặc mạng máy tính. Đây là 1 tính năng cực kỳ
quan trọng, do bán hàng siêu thị sẽ không có chứng từ lưu, việc giám sát ghi
nhận từng giao dịch tránh thất thoát được quan tâm hàng đầu.
Do áp dụng 3 lớp nên phần mềm Thu ngân được cài tại từng máy của Thu Ngân, trường hợp lỗi mạng không kết nối được với máy chủ quản lý,
các máy Thu ngân vẫn bán hàng được bình thường,
dữ liệu lưu tại máy Thu ngân, đến khi kết nối được
sẽ tự động truyền về máy chủ. Khi giao dịch máy Thu ngân cũng ngắt
không kết nối với máy chủ, chỉ khi lưu hóa đơn mới gửi dữ liệu lên, do vậy giảm
tải và tránh nghẽn mạng.
Ngoài ra, dữ liệu bán hàng được lưu trực tiếp tại máy Thu ngân nên
trường hợp cần thiết, phần mềm có chức năng gửi lại dữ liệu tại máy Thu ngân
cho máy chủ (dù là ngày quá khứ)
3. Sử
dụng các hệ mã vạch hiện có của sản phẩm hoặc tự in, có thể dùng mã
vạch có sẵn của sản phẩm hoặc tự in tem mã vạch cho sản phẩm bằng máy in chuyên
dụng hoặc máy in laser thông thường
4. Quản
lý quản trị được nhiều kho hàng, nhóm hàng, ngành hàng, nhà cung cấp, áp dụng
được các chương trình khuyến mại, giảm giá ... Kiểm kê hàng hóa bằng
máy đọc mã vạch -> nhanh chóng thuận tiện
5. Hệ thống báo cáo và hỗ trợ đặt hàng thông minh
giúp cho việc quản trị đơn giản: Đối với siêu thị, do khối lượng chủng
loại mặt hàng và số lượng nhà cung cấp quá lớn, việc tạo ra các báo cáo theo
nhiều tiêu thức khác nhau và việc đặt hàng làm sao đảm bảo số lượng hợp lý nhất
là yêu cầu sống còn đối với siêu thị. Với các báo cáo hỗ trợ linh hoạt, modun
đặt hàng thông minh giúp cho việc đặt hàng đơn giản, phần mềm tự động đưa ra
đơn đặt hàng cho từng nhà cung cấp với số lượng và giá cả hợp lý nhất.
6.
Tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán, luôn có sự kiểm tra giám
sát, đảm bảo hàng ngày sẽ khớp đúng 100% giữa giao dịch nhập xuất hàng, giao
dịch khuyến mại với hạch toán kế toán. đây là chức năng quan trọng giúp người
quản trị điều hành không mất thời gian giám sát, đối chiếu số liệu. Nhân viên
kế toán cũng không phải mất thời gian nhập giao dịch kế toán đối với những giao
dịch bán hàng, nhập hàng hay khuyến mại ...
7. Hệ
thống báo cáo và hạch toán kế toán theo chuẩn mực kế toán mới và
theo quy định của Bộ Tài chính, Hệ thống báo cáo và các chức năng quản lý, quản
trị Siêu thị đầy đủ, nhiều tiêu thức phù hợp, đáp ứng tốt nhất quản trị điều
hành Siêu thị.
Và ngoài những tính năng thông thường của phần mềm quản lý Siêu thị còn nhiều
tính năng nổi bật khác nữa, như đưa ra những báo cáo chính xác
về doanh thu, lợi nhuận, các thông tin cảnh báo,
công tác đặt hàng .... giúp việc quản lý điều hành Siêu thị trở
nên cực kỳ dễ dàng và thuận tiện.
Nhưng đó chưa phải là tất cả, đối với người chủ,
còn điều gì mà bạn quan tâm nhất , ngoài những tính năng trên? Dĩ nhiên là làm
sao quản lý được chặt chẽ hàng - tiền - công nợ , tránh thất thoát, phản ánh
trung thực ...
- Nhiều Công ty áp dụng cả 2 bộ phần mềm, 1
phần mềm quản lý siêu thị, hàng hóa, 1 phần mềm kế toán để hạch toán theo dõi.
Định kỳ yêu cầu 2 bộ phận này đối chiếu kiểm tra lẫn nhau. Cách làm này
đúng là chặt chẽ, tuy nhiên còn phụ thuộc vào mức độ tin tưởng đối với 2 người
thực hiện đối chiếu, mặt khác nếu có sự sai lêch thì rất khó phát hiện nếu giao
dịch phát sinh quá nhiều.
- Vấn đề hàng khuyến mại cũng là lỗ hổng
lớn đối với nhiều công ty. Nhiều công ty áp dụng đơn giá = 1 đồng đối với hàng
khuyến mại (cả nhập hay xuất), điều đó khi thất thoát bạn cũng khó kiểm soát
được giá trị.
- Ngoài ra, giá cả hàng hóa luôn
biến động, do vậy nếu lấy giá x số lượng tồn thì ở các thời điểm khác nhau là
khác nhau => bạn sẽ mất phương hướng khi đối chiếu giữa 2 thời điểm (vì có
sự sai lệch)
- Và còn nhiều vấn đề nữa như các chi phí
quản lý, chi phí bán hàng, chiết khấu, thuế VAT ... phần mềm quản lý theo dõi
thế nào?
Đối với phần mềm của chúng tôi, tự động lấy kế toán làm gốc,
do vậy:
- Mọi giao dịch liên quan của bên Quản lý hàng như xuất, nhập ,
khuyến mại ... ngoài được theo dõi ở phần Quản lý còn được tự động cập nhật bên
Kế toán, do vậy luôn có sự khớp đúng giữa Kế toán với Hàng hóa, Khuyến mại.
Giảm gánh nặng phải đối chiếu kiểm tra thủ công (của 2 phần mềm, 2 bộ phận).
- Mọi phát sinh khuyến mại được
theo dõi theo từng chương trình và được tự động hạch toán theo dõi ở TK thích
hợp
- Tất cả các hàng hóa có VAT đều
được hạch toán VAT tự động theo chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Sự độc lập tương đối giữa 3
phân hệ Kế toán - Quản lý - Thu ngân (bằng 3 phần mềm riêng biệt, có kết nối và
truyền dữ liệu với nhau) giúp cho việc phân cấp quản trị và sử dụng dễ dàng.
Từng ngày chương trình tự sao lưu dữ liệu sẽ giúp bạn tự phục hồi dữ liệu nhanh
chóng trong trường hợp sự cố.
- Tự động tạo ra đơn đặt hàng 1
cách thông minh, giúp giảm gánh nặng lớn trong khâu đặt hàng; tự động thực hiện
chương trình khuyến mại ở máy thu ngân. Áp dụng được cả hình thức in phiếu quay
số dự thưởng, in phiếu khuyến mại ở máy thu ngân…, thực hiện khuyến mại theo
giá trị hóa đơn hoặc theo doanh số bán của 1 mặt hàng cụ thể.
- Sử dụng cực kỳ dễ dàng, giao
diện thân thiện người dùng
BẢNG MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC ĐẶC TÍNH VÀ CÁC PHÂN HỆ CỦA
PHẦN MỀM CKTMART
STT
|
PHÂN HỆ
|
NỘI DUNG
|
1
|
ĐẶC TÍNH
|
Phần mềm 100% tiếng Việt với
giao diện thân thiện với người sử dụng.
- Hệ
thống được thiết kế chạy trên mạng LAN/VPN/Internet/điện thoại kết nối các
văn phòng, phòng ban trên toàn quốc.
-
Thực hiện các quá trình nhập xuất hàng qua máy đọc mã vạch.
-
Hỗ trợ nhiều người dùng, chạy ổn định trên mạng.
- Dễ
sử dụng (~01 tuần đào tạo đối với người chưa biết sử dụng máy vi tính).
- Dữ
liệu được sao lưu tự động theo từng ngày giao dịch
|
2
|
HỆ THỐNG
|
- Danh mục nhóm ngành hàng
+) Cho phép thiết lập, thêm mới nhiều
ngành hàng, nhóm hàng mới theo nhiều cấp.
- Danh mục hàng hoá:
+ Tạo mã hàng tự động cho từng mặt hàng
theo từng nhóm.
+ Cho phép ghép nhiều sản phẩm cùng chủng
loại có mã vạch khác nhau nhưng có cùng giá nhập thành một mã hàng hóa.
- Danh
mục bảng giá :
+) Một mặt hàng có thể bán với nhiều loại
bảng giá khác nhau như giá bán buôn, bán lẻ, giá khuyến mại
- Danh
mục các kho hàng
- Danh
mục nhà cung cấp
- Danh
mục khách hàng bán buôn
|
3
|
BÁN LẺ
|
- Hóa đơn bán lẻ :
+) Bán lẻ cho khách thông qua máy đọc mã
vạch, in hóa đơn cho khách hàng
+) Hoãn và gọi lại các giao dịch
- Nhập lại bán lẻ :
+) Lập phiếu nhập lại bán lẻ và thực hiện
nhập lại qua mã vạch;
- Danh sách hóa đơn bán lẻ trong ngày
+) Danh sách chi tiết các hóa đơn bán lẻ
bán trong ngày
+) Danh sách chi tiết các nhóm hàng bán lẻ
bán trong ngày
+) Danh sách chi tiết từng thu ngân, từng
phút giây bán trong ngày
- Danh
sách nhập lại hàng trong ngày
|
4
|
CHƯƠNG TRÌNH KHUYẾN MẠI, THẺ
|
- Chương trình thẻ mua sắm:
+) Tạo thẻ mua sắm có các trị giá và hạn sử
dụng để tặng, bán cho khách hàng.
- Chương trình thẻ chiết khấu
tính điểm:
+) Tạo thẻ chiết khấu cố định cho các
khách hàng thân thiện, các khách hàng này được chiết khấu như nhau trong các
lần mua
+) Tạo các loại thẻ chiết khấu tính điểm
tích luỹ dựa trên tổng giá trị mua hàng của khách hàng.
- Chương trình khuyến mại giảm
giá:
+) Lập các chương trình khuyến mại giảm
giá cho một số hoặc nhiều mặt hàng trong một khoảng thời gian (từ ngày ->
đến ngày) theo đó chương trình sẽ tự động giảm giá và trở lại giá cũ tại các
thời điểm đã mặc định.
-
Chương trình khuyến mại theo kênh phân phối:
+) Lập chương trình khuyến mại tặng hàng trong một khoảng thời gian (từ ngày ->
đến ngày), hạn chế tổng số lượng hàng khuyến mại .
+) Lập chương trình trả khuyến mại theo
giới hạn NCC, quản lý các chương trình khuyến mại
|
5
|
ĐƠN
ĐẶT HÀNG
|
- Lập đơn đặt hàng:
+) Lập đơn đặt hàng tự động dựa trên các
mặt hàng đã tới dự trữ tối thiểu trong kho.
+) Lập đơn đặt hàng tự động dựa trên
doanh thu bán ra của các tháng trước, hoặc của cùng tháng năm trước.
+) Lập đơn hàng với giá trị giới hạn, theo từng NCC
|
6
|
KHO
HÀNG
|
- Lập phiếu chuyển kho nội bộ
điểu chuyển hàng giữa các kho
- Phiếu nhập hàng
+) Nhập hàng từ nhà cung cấp sử dụng máy
đọc mã vạch
- Phiếu trả hàng nhà cung cấp;
- Phiếu xuất kho
+) Xuất bán cho khách hàng mua buôn
- Phiếu nhập hàng trả lại từ bán buôn
- Khai báo và luân chuyển số liệu:
+) Khởi tạo hàng tồn đầu kỳ trong kho
+) Tính giá vốn cho các mặt hàng
+) Chuyển số dư các mặt hàng sang kỳ mới
- Kiểm kê kho hàng
+) Nhập dữ liệu kiểm kê thông qua máy
kiểm kê vào máy tính
+) Đánh giá chênh lệch giữa thực tế và
máy tính và cân chỉnh tồn kho so với thực tế
|
7
|
THANH
TOÁN
|
- Phiếu thu tiền mặt;
- Phiếu chi tiền mặt;
- Khai báo công nợ đầu kỳ cho nhà cung cấp,
và khách hàng mua buôn
- Điều
chuyển số dư công nợ sang kỳ mới
|
8
|
MÃ
VẠCH
|
-In mã vạch
+) In mã vạch cho hàng hóa theo các chuẩn
khác nhau : code128b,code39, code EAN13
+) In mã vạch trực tiếp từ phiếu nhập kho,
hoặc phiếu điều chuyển kho nội bộ
- In tem kệ để dán lên kệ hàng
|
9
|
TÌM
KIẾM
|
- Tìm kiếm hàng nhập
+) Tìm kiếm và in hàng nhập theo nhà cung
cấp, theo mặt hàng, theo kho trong một khoảng thời gian nào đó
- Tìm kiếm hàng xuất
+) Tìm kiếm và in hàng bán buôn theo khách
hàng, theo mặt hàng, theo kho trong một khoảng thời gian nào đó
- Tìm kiếm hàng bán lẻ
+) Tìm kiếm và in hàng bán lẻ tại quầy theo
khách hàng, theo thu ngân, theo kho, trong khoảng thời gian
- Tìm kiếm hàng chuyển kho
+) Tìm kiếm và in hàng điều chuyển theo kho
nhập, kho xuất, của mặt hàng nào đó
- Tìm kiếm chứng từ thu, chi
theo nhà cung cấp, hoặc theo khách hang
|
10
|
BÁO
CÁO
|
+) Báo cáo chênh lệch giá vốn hàng bán
+) Báo cáo doanh thu theo nhóm hàng
+) Báo cáo doanh thu theo tài khoản
+) Báo cáo doanh thu theo ngành hàng
+) Báo cáo doanh thu theo nhà cung cấp
+) Bảng tổng hợp khuyến mại
+) Bảng chi tiết hàng khuyến mại
+) Báo cáo hàng tồn tới dự trữ tối thiểu
+) Bảng tổng hợp xuất nhập tồn kho
+) Bảng tổng hợp xuất nhập tồn theo nhà
cung cấp
+) Báo cáo doanh thu từ thẻ mua sắm
+) Chi tiết sử dụng thẻ mua sắm
+) Tổng hợp sử dụng thẻ mua sắm
+) Báo cáo điểm đạt được của khách hàng
+) Tổng hợp thu chi theo ngày
+) Chi tiết thu chi theo chứng từ
+) Thẻ kho
+) Bảng tổng hợp công nợ
+) Sổ chi tiết công nợ
+) Báo cáo lãi lỗ
- Phân
tích
+) Báo cáo hàng bán chạy
+) Báo cáo hàng bán chậm
+) phân tích doanh thu nhiều năm
+) phân tích doanh thu, giá vốn
+) biến động doanh thu, giá vốn, lãi gộp
|
11
|
QUẢN
LÝ NGƯỜI DÙNG
|
- Phân
quyền người sử dụng theo các chức năng trong hệ thống, tương ứng với các
nghiệp vụ của từng người
- Quản
lý nhật ký quá trình bán hàng của thu ngân
- Nhật
ký lưu trữ tự động các lần sử dụng của toàn bộ người sử dụng trong hệ thống
|